Politica de Confidențialitate

1. Cine suntem

Operatorul datelor cu caracter personal este PROiPhone SERVICES S.R.L., cu sediul social în Sat Suplacu de Tinca, Comuna Căpâlna, nr. 278, județul Bihor, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J5/3061/02.12.2021, CUI RO45294810, e-mail proiphonecluj@gmail.com, telefon 0727 550 123, punct de lucru la Strada București nr. 53, Cluj-Napoca, județul Cluj.

Societatea nu a desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO). Pentru orice solicitare privind protecția datelor, persoanele vizate pot contacta operatorul la adresa proiphonecluj@gmail.com.

2. Ce date prelucrăm

În funcție de modul în care interacționezi cu noi, putem prelucra următoarele categorii de date:

• date de identificare și contact: nume, prenume, număr de telefon, e-mail;
• date transmise prin formularul de contact: nume, e-mail, telefon, mesaj;
• date rezultate din comunicări prin WhatsApp, Messenger, e-mail sau telefon;
• date introduse de utilizatori în chatbotul bazat pe ChatGPT, precum și răspunsurile generate în conversație;
• date privind dispozitivele: model, IMEI, defect reclamat;
• cod de deblocare a ecranului, numai dacă este furnizat voluntar și numai când este necesar testării;
• date privind backup/restaurare, numai în măsura strict necesară prestării serviciului solicitat;
• date privind achiziția de dispozitive de la persoane fizice: nume, prenume, adresă, semnătură, date despre dispozitiv;
• date privind facturarea și documentele contabile;
• imagini CCTV din incinta punctului de lucru;
• date tehnice privind utilizarea site-ului, inclusiv IP și date colectate prin cookies și Google Analytics 4, în condițiile descrise în Politica de Cookies.

3. De unde colectăm datele

Colectăm date:

• direct de la tine, când ne contactezi, trimiți un formular, discuți prin chat, Messenger, WhatsApp, telefon sau predai un dispozitiv în service;
• din documentele aferente unei tranzacții sau unei predări în service;
• automat, prin tehnologii de tip cookie și analytics, în funcție de setările tale de consimțământ;
• din conversațiile purtate cu chatbotul bazat pe ChatGPT, în măsura în care introduci informații în acel canal.

4. Scopuri și temeiuri ale prelucrării

a) Răspuns la cereri, oferte și comunicări. Prelucrăm datele din formular, e-mail, WhatsApp, Messenger și telefon pentru a răspunde solicitărilor, pentru a furniza informații despre produse și servicii și pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract. Temeiurile utilizate sunt, după caz: demersuri precontractuale la cererea persoanei vizate; interesul legitim al operatorului de a gestiona comunicarea cu potențialii clienți în mod organizat și verificabil.

b) Prestarea serviciilor de service, backup, diagnostic și garanție. Prelucrăm datele necesare pentru primirea dispozitivului, constatare, diagnostic, reparație, testare, garanție și, dacă este solicitat, backup/restaurare. Temeiurile utilizate sunt: executarea contractului sau demersuri precontractuale; obligația legală, în măsura în care intervin obligații fiscale, contabile ori de conformitate; interesul legitim al operatorului de a documenta și apăra prestația efectuată.

c) Vânzare, livrare, retur, garanții și relația contractuală. Prelucrăm datele necesare pentru confirmarea comenzilor, emiterea documentelor fiscale, livrare, retur, soluționarea garanțiilor și gestionarea reclamațiilor. Temeiurile utilizate sunt: executarea contractului; obligația legală; interesul legitim de apărare a drepturilor și intereselor societății.

d) Achiziția de dispozitive de la persoane fizice / buy-back. Prelucrăm datele necesare întocmirii documentelor de achiziție, evidenței tranzacției și conformării contabile. Temeiurile utilizate sunt: executarea tranzacției; obligațiile legale aplicabile evidenței comerciale și fiscale.

e) Securitate și probarea incidentelor. Prelucrăm imagini CCTV pentru protecția persoanelor, bunurilor și intereselor legitime ale societății și pentru probarea incidentelor. Temeiul utilizat este interesul legitim al operatorului.

f) Analytics și îmbunătățirea site-ului. Prelucrăm date prin Google Analytics 4 pentru măsurarea traficului și îmbunătățirea site-ului numai în baza consimțământului exprimat prin bannerul de cookies.

g) Chatbot bazat pe ChatGPT. Conversațiile purtate prin chatbotul bazat pe ChatGPT, respectiv întrebările și răspunsurile, sunt stocate de societate pentru suport, dovadă și analiză internă. Temeiul utilizat este interesul legitim al operatorului de a îmbunătăți răspunsurile, de a documenta interacțiunile și de a gestiona solicitările primite prin acest canal.

5. Cui divulgăm datele

Datele pot fi divulgate, după caz, către:

• furnizori de hosting și infrastructură web;
• furnizori de servicii e-mail;
• furnizori de analytics și consimțământ cookies, inclusiv Google Analytics 4;
• platforme de comunicare, inclusiv Meta / Messenger și WhatsApp, atunci când alegi să folosești aceste canale;
• furnizorul tehnologiei chatbotului bazat pe ChatGPT;
• curieri și furnizori logistici;
• contabilitate / furnizori de facturare, inclusiv Oblio;
• autorități publice, instituții sau instanțe, când legea impune sau când este necesar pentru apărarea unui drept.

6. Transferuri internaționale

Anumiți furnizori tehnici sau platforme terțe pot utiliza infrastructură localizată și în afara Spațiului Economic European. În astfel de situații, transferurile se realizează numai în baza mecanismelor permise de legislația aplicabilă privind protecția datelor, inclusiv clauze contractuale standard ori alte garanții adecvate, atunci când acestea sunt necesare.

7. Cât timp păstrăm datele

Aplicăm principiul păstrării datelor pe o perioadă care nu depășește ceea ce este necesar pentru scopurile declarate. În mod orientativ:

• datele din formularul de contact, WhatsApp, Messenger și chatbot sunt păstrate până la 3 ani;
• conversațiile prin chatbotul bazat pe ChatGPT sunt păstrate până la 3 ani;
• imaginile CCTV sunt păstrate 30 de zile;
• codul de deblocare, dacă este furnizat, se șterge la finalizarea reparației;
• copiile de backup realizate temporar pe sisteme interne se șterg imediat după finalizarea operațiunii;
• datele din documentele fiscale, contabile și alte evidențe obligatorii se păstrează pe durata impusă de legislația aplicabilă;
• datele necesare apărării unui drept pot fi păstrate până la expirarea termenelor legale de prescripție sau până la finalizarea litigiului.

Societatea nu urmărește arhivarea pe termen lung a fișelor de service și a certificatelor de garanție peste ceea ce este necesar pentru relația contractuală, obligațiile legale și apărarea intereselor legitime.

8. Date privind service-ul și backup-ul

În cadrul activității de service, putem prelucra date legate de dispozitivul predat, inclusiv IMEI, defectul reclamat și, dacă alegi să ni-l furnizezi, codul de deblocare a ecranului. Nu solicităm parole Apple ID sau parole de cont Google. Dacă soliciți operațiuni de backup/restaurare, acestea pot implica acces tehnic la dispozitiv exclusiv în limita necesară prestației cerute. Backup-ul în iCloud se realizează, după caz, în contul tău iCloud. Recomandăm ferm realizarea propriului backup înainte de predarea dispozitivului. Societatea nu răspunde pentru pierderea totală sau parțială a datelor atunci când aceasta rezultă din natura intervenției tehnice, din starea dispozitivului, din operațiuni software sau din lipsa unui backup prealabil realizat de client.

9. CCTV

În incinta punctului de lucru există camere de supraveghere video care înregistrează imagini din zona comercială și dintr-o parte a zonei tehnice. Scopurile prelucrării sunt: securitatea persoanelor; protecția bunurilor; prevenirea și probarea incidentelor. Accesul la imaginile CCTV este limitat la administrator.

10. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile legii, persoanele vizate beneficiază de următoarele drepturi:

• dreptul la informare;
• dreptul de acces la date;
• dreptul la rectificare;
• dreptul la ștergere;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul la opoziție;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, în condițiile prevăzute de lege;
• dreptul de a retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, fără a afecta legalitatea prelucrării realizate anterior retragerii;
• dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
• dreptul de a se adresa instanțelor competente.

Pentru exercitarea drepturilor, ne poți scrie la proiphonecluj@gmail.com.

11. Cookies și tehnologii similare

Pentru detalii complete privind cookies, categoriile utilizate, consimțământul și modalitatea de schimbare a preferințelor, consultă Politica de Cookies publicată pe site.

12. Minori

Serviciile și tranzacțiile se realizează, de regulă, numai de către persoane majore sau prin părinte / reprezentant legal.

13. Modificări ale politicii

Prezenta politică poate fi actualizată ori de câte ori apar schimbări legislative, tehnice sau operaționale. Versiunea actualizată va fi publicată pe site.